Door Tim van der Schoot
In mijn vorige blog concludeerden we al dat een goed salaris alleen niet meer voldoende is om professionals aan te trekken. Het bieden van doorgroeimogelijkheden en blijvende ontwikkelingskansen is minstens zo belangrijk, zowel voor werknemers als werkgevers. Elke marketingafdeling, elk bureau en elke communicatieafdeling – kortom, elke werkgever – heeft immers baat bij gemotiveerde medewerkers met het juiste kennisniveau.
De vraag is dus; hoe pak je dat aan? Kies je voor de ietwat gedateerde ‘persoonlijke ontwikkelprofielen’ met daaropvolgende evaluatie- en beoordelingsgesprekken? Of kies je een methode die past bij de huidige tijd en generatie?
Bij het kiezen van een baan willen potentiële werknemers weten welke begeleiding en aandacht ze van een eventuele werkgever krijgen. Je wilt voorkomen dat die talentvolle marketeer naar een concurrent gaat door gebrek aan aandacht en begeleiding. Gelukkig is dit te voorkomen!
Een HR-cyclus die niet als een verplicht nummertje wordt beschouwd maar als inspirerend en motiverend wordt ervaren, past veel beter bij deze tijd. Het doel moet zijn om naast een hoge klanttevredenheid ook een hoge medewerkerstevredenheid te realiseren. Want hoe ga je van een goede kandidaat naar een betrokken, loyale en blije collega? Vergeet niet dat dit de kwaliteit en het imago van je organisatie, afdeling en team alleen maar ten goede komt.
Bewaak progressie met de gesprekscyclus
Met de groei en veranderingen binnen onze organisatie en de behoeften van onze medewerkers is er voortdurend vraag naar ontwikkeling en verbetering – op organisatorisch en persoonlijk vlak. Dit continu verbeteren zit al in ons DNA bij KickSo, dus we zijn klaar voor de volgende stap.
Onze basis is een gesprekscyclus waarbij we uitgaan van de ambities, talenten en ontwikkelingsbehoeften van onze medewerkers. Door deze af te stemmen op de ambities van onze organisatie, profiteren we hier als werkgever ook van. We blijven onze marketingcollega’s coachen aan de hand van een overzichtelijk en eenvoudig proces met twee terugkerende gesprekken:
- Maandelijkse 1-op-1-gesprekken tussen leidinggevende en medewerker
- Ontwikkelgesprekken waarbij we dieper ingaan op de ambities en behoeften van onze medewerkers
De beoordeling van een medewerker mag niet enkel afhangen van de mening van de manager. Het is van cruciaal belang dat de medewerker zich bewust is van zijn eigen prestaties en ontwikkeling. Niet alleen omdat de manager dat zo wil, maar omdat het past bij de talenten en behoeften van de medewerker zelf.
Om dit te bereiken, plannen we regelmatig gesprekken met je medewerker over zijn ontwikkeling en prestaties. Vooral in een snel veranderend werkveld zoals marketing, is één gesprek per jaar niet genoeg. Nieuwe ontwikkelingen zorgen voor nieuwe leervragen die moeten worden besproken.
Het is belangrijk dat de manager daarin fungeert als dienend leider. Die bewaakt dus de balans tussen de belangen van de organisatie en die van de medewerkers. In plaats van een monoloog van de werkgever, moet er een gesprek plaatsvinden, puur op basis van gelijkwaardigheid.
Door deze voortdurende gesprekken over prestaties, ontwikkeling en ambitie, wordt de betrokkenheid van de medewerker bij de organisatie verhoogd. Dit leidt tot een vermindering van vrijwillig verloop, omdat medewerkers inzicht krijgen in de carrièremogelijkheden en deze actief bespreken.
Door in gesprek te zijn over werkgeluk, kan het ziekteverzuim en de werkdruk worden verlaagd, wat de productiviteit ten goede komt. Daarnaast is er een direct verband tussen de mate van medewerkerstevredenheid en klanttevredenheid. Organisaties met een hoge mate van medewerkerstevredenheid ervaren vaak hogere klantbeoordelingen.
Om deze gesprekken gestructureerd te laten verlopen, zijn er geplande gespreksmomenten met bijbehorende onderwerpen. Indien nodig kunnen deze gespreksmomenten worden aangepast aan de specifieke behoeften van de organisatie en de medewerker.
De gesprekscyclus
Dit stuk beschrijft de gesprekscyclus bij KickSo, waarin ontwikkelgesprekken en 1 op 1 gesprekken worden gehouden. De ontwikkelgesprekken worden voorbereid door zowel de manager als de medewerker en hebben betrekking op diverse onderwerpen, waaronder betrokkenheid, doelen, ontwikkeling en carrière. Het gesprek omvat een evaluatie van de voorgaande periode en het stellen van doelen voor de toekomst. Feedback van zowel de manager als de medewerker wordt besproken en er worden verwachtingen en afspraken vastgelegd.
Indien er een concrete ontwikkelbehoefte is, wordt er een traject bepaald aan de hand van de methodiek ‘Leerlijnen’, dat bestaat uit een combinatie van trainingen en leerinterventies. Leerlijnen geven je simpelweg een houvast en stappenplan voor het uitzetten en monitoren van een leertraject.
Het bespreken van arbeidsvoorwaarden is geen onderdeel van het ontwikkelgesprek, maar de beoordelingen uit het ontwikkelgesprek kunnen wel als input worden gebruikt voor het bepalen van de beloningen.
Tijdens de 1 op 1 gesprekken die worden gevoerd, wordt vooral stilgestaan bij bijzonderheden uit de dagelijkse werkzaamheden en de voortgang ten aanzien van de gestelde doelen wordt besproken. Er wordt geen vaste agenda gehanteerd voor deze gesprekken en de gespreksstof gaat vooral in op onderwerpen uit het ontwikkelgesprek en situaties uit de dagelijkse operatie. Concrete afspraken worden vastgelegd en gedeeld.
Vanwege het informele karakter is het goed om geregeld een andere setting te kiezen waar het gesprek gevoerd wordt, zoals tijdens een boswandeling of lunch op het terras, om zo uit de traditionele en formele kantoor-setting te stappen wat het gesprek alleen maar ten goede kan komen.
De uitrol
Nu de vorm en structuur voor het houden van de juiste gesprekken bepaald zijn, is het tijd om de volgende stappen te zetten. Van de implementatie tot het vastleggen in het personeelsbeleid.
- Het implementeren van de nieuwe gesprekscyclus vraagt om heldere en concrete communicatie. Het heeft immers directe impact op de organisatie en de medewerkers;
- Om de nieuwe gesprekscyclus goed te laten landen, is het belangrijk om dit duidelijk te communiceren met het management en alle medewerkers. Leg uit waarom deze verandering plaatsvindt en hoe de gesprekscyclus wordt ingevuld. Wat wordt er besproken en wat zijn de doelen?;
- Bepaal wat er van het management en de medewerkers wordt verwacht op zowel de korte als lange termijn. Denk hierbij aan de uitvoering van de gesprekscyclus en mogelijke impact op ontwikkelingsvragen, functiewijzigingen en beloningen;
- Plan de uitrol van de gesprekscyclus. Dit kan bijvoorbeeld per team of in één keer voor de hele organisatie. Zorg dat er voldoende prioriteit aan wordt gegeven en creëer draagvlak door alle lagen van de organisatie;
- Blijf evalueren. Nu de gesprekscyclus in gang is gezet, is het belangrijk om te blijven monitoren of de gewenste doelen ook daadwerkelijk worden bereikt. Gebruik de input uit de evaluatie om de cyclus continu te verbeteren, zowel qua inhoud als vorm.
Tot slot
Het doel van deze blog is om een alternatief te kunnen bieden op de al bekende HR- en gesprekscyclussen. Welke vorm je ook inzet, naar mijn mening moet het resultaat een eenvoudige methodiek zijn die zowel de medewerker als de organisatie ten goede komt, ofwel:
- Focus op de behoefte van de medewerker met als gevolg, de intrinsieke motivatie om te blijven ontwikkelen;
- Dienend leiderschap;
- Bewaken van het aansluiten van de ambities van de medewerker op die van de organisatie
Met als gevolg, loyale en blije medewerkers en een organisatie die continue verbetert! Heb je behoefte om hier over te sparren? Laat het weten!